Secretarieel en administratief medewerker

Functieomschrijving

Krijg jij energie van plannen, organiseren ordenen, en zorgen dat events (online en offline) vlekkeloos verlopen? Ben je servicegericht, en werk je nauwkeurig? Wij zijn op zoek naar een tijdelijke secretarieel en administratief medewerker met digitale skills, ter vervanging van onze collega die met zwangerschaps- en bevallingsverlof gaat. De functie is van 15 april 2023 tot 1 oktober 2023 voor 4 dagen in de week.

Wie zijn wij?

Onze opdrachtgever is dé beroepsvereniging van bedrijfsjuristen en heeft ongeveer 1800 leden. Het bedrijf organiseert opleidingen en bijeenkomsten, online en offline, die zijn toegespitst op de praktijk van de bedrijfsjurist. Het kantoor is gevestigd in Den Haag, vlakbij Den Haag Centraal.

Het bedrijf wordt geleid door een bestuur van acht bedrijfsjuristen, dat ongeveer tien keer per jaar vergadert. Het dagelijks werk gebeurt op het secretariaat, dat uit drie personen bestaat (de directeur de bestuur medewerker communicatie en de secretarieel en administratief medewerker). De ledenadministratie wordt beheerd door een gespecialiseerd bureau.

Wat ga je doen?

Bijeenkomsten / ledenadministratie

• Behandelen van inschrijvingen voor bijeenkomsten en opleidingen;
• Versturen van uitnodigingen, bevestigingen en andere e-mails aan de leden;
• Maken van reserveringen en contact daarover met locaties;
• Opmaken van certificaten van deelname voor deelnemers van bijeenkomsten;
• Aanwezig zijn bij en het hosten van (online) evenementen;
• Verwerken van evaluaties van bijeenkomsten;
• Beantwoorden en afhandelen van vragen van leden (telefonisch / per e-mail);
• Inkomende e-mails afhandelen / doorsturen;
• (Digitaal) archiveren van belangrijke stukken/publicaties/correspondentie;
• Werkzaamheden aan de ledenadministratie, i.s.m. een gespecialiseerd bureau.

Marketing / communicatie

• Plaatsen van content op en beheren/actualiseren van de website;
• Opmaken van het ledenmagazine (vier keer per jaar) en nieuwsbrieven (maandelijks);
• Plaatsen van content op LinkedIn;
• Contact met sprekers, mediapartners etc. over content voor de website, nieuwsbrief, partnerplatforms etc.

Bestuur / vereniging

• Voorbereiden stukken voor en notuleren van bestuursvergaderingen (tien keer per jaar);
• Voorbereiden stukken voor en notuleren van Algemene Vergaderingen (twee keer per jaar) en ALV’s.

Wie zoeken wij?

Een communicatief vaardige en resultaatgerichte secretarieel en administratief medewerker die goed zelfstandig kan werken en digitaal vaardig is. Je kunt makkelijk schakelen tussen de verschillende taken en krijgt energie van plannen, organiseren en het ontzorgen van je collega`s.

Functie eisen

• Je werkt zorgvuldig, accuraat en hebt een goed gevoel voor taal (Nederlands);
• Ervaring en kennis op het gebied van online systemen en websitebeheer;
• Vaardig met ICT, CRM systeem en kennis van Microsoft Office;
• HBO werk- en denkniveau.

Lijkt dit jou een ideale functie? Wacht dan niet langer en solliciteer direct via onderstaande button! Mocht je nog vragen hebben over de vacature, neem dan gerust contact op met 070 3609922. Hopelijk zien wij jou snel!